Организуем «толковый» офисный переезд!

Как выглядит офисный переезд класса «люкс»? И чем он отличается от обычного, от VIP-переезда или от переезда «под ключ»? Есть ли смысл заказывать подобную услугу? Или это блажь и на сэкономленные деньги лучше купить пару новых кресел в офис?

Первое и самое важное: у каждой фирмы своя классификация услуг. Всегда уточняйте, что входит в предлагаемый вам «комплект»! То, что одна мувинговая компания называет «переездом под ключ», в другом месте относится к числу типовых вариантов. Помните, что цены в разных фирмах, естественно, отличаются. Спрашивайте и переспрашивайте – не полагайтесь на «совесть продавца».

Давайте рассмотрим – какие бывают классы («уровни») офисных переездов? Стандартный, эконом-переезд, экспресс-переезд, «под ключ», VIP, класс «люкс»… Чем они отличаются? Разберем поэтапно.

Как мы знаем, типовой переезд организации состоит из следующих «частей»:

1. транспорт;
2. грузчики;
3. упаковка вещей;
4. демонтаж (и последующая сборка) мебели.

Два первых элемента – обязательны, два других могут предоставляться за отдельную плату. В этом – суть разницы между стандартным и эконом-переездом. Последний – это просто машина и грузчики. Если же вы останавливаетесь на типовом варианте, то можете рассчитывать также на упаковку и сборку-разборку мебели. Но в таком виде услуга обойдется дороже – и это вполне естественно.

Переезд более высокого класса подразумевает более широкий «обязательный набор». Здесь уже не требуется отдельно доплачивать за коробки и пленку, а после переезда грузчики уберут ненужный материал. Все это включено в фиксированную плату – как и упаковка, демонтаж и уборка после переезда. Кроме того, есть множество дополнительных «опций», которые можно заказать по желанию.

Некоторые компании поступают следующим образом. В «меню переезда» могут быть такелажные услуги, подключение аппаратуры, крепление люстр, картин и жалюзи. И если выбрать переезд «под ключ», а тем более VIP – доплачивать за них не придется. Вы сразу вносите определенную сумму, куда «все включено».

Но набор услуг и их цена – далеко не все критерии в «иерархии» переездов. Это скорее тактические вещи – а есть еще и стратегические. И сейчас мы расскажем именно о них. Любой руководитель, «переселяющий» свою фирму, вынужден решать две глобальные проблемы. Лучше всего о них расскажут те, кто уже через это прошел:

«Сколько же мы потеряем времени и денег? – первое, о чем я подумал, услышав слова «переезжаем на другое место работы». В голове сама собой сложилась нехитрая схема: так, минимум два дня мы потратим на перевозку и перетаскивание вещей, потом еще минимум день будем разбираться, где чьи столы, компьютеры и тапочки с помпончиками… И это не считая времени, которое неизбежно понадобится на подготовку! Впрочем, тут есть варианты. Вполне возможно, что заклеивать коробки мы будем либо вечером после работы, либо в выходные. Правда, после таких выходных нужна неделя отпуска… Но это мало кого волнует. Ключевое слово – «неделя». Именно столько времени у нас уйдет коту под хвост - при самых интенсивных действиях. И план по продажам у нас пойдет в том же направлении. Если, конечно, мы не начнем его ударными темпами наверстывать и спасать на новом месте. Но будет ли народ – в смысле работники - вообще трудоспособен после этого бестолкового переезда…»

«Надо вписаться в бюджет. У нас, конечно, не трансконтинентальная корпорация и даже не завод, но тем не менее. Нас много, и все это надо перевезти как можно быстрее. А от директора только и слышно: «Бюджет, бюджет, смета, мы ограничены в средствах, нам должно хватить, не выходите за рамки…» Интересно, как он себе это представляет? Не нанимать грузчиков и самим мебель таскать? Так у нас большинство работников – девушки. А сейф? Чтобы его поднять, нужно пять мужиков минимум. Причем специально обученных, а то еще уронят и ноги переломают. И тогда мы выделенным бюджетом точно не обойдемся…»

«Специально обученные мужики» - это, конечно, такелажники. Одна из услуг, часто необходимых при офисном переезде. Но вот где их искать и как оценивать качество их работы? Сколько времени это займет и сколько денег будет потрачено? Именно на это и рассчитан офисный переезд класса «люкс». Вам не просто предоставляют «пакет опций» - вас избавляют от множества мучительных сомнений. Сколько упаковки покупать? Подойдут ли для оргтехники вон те коробки или лучше взять другие – подороже, но побольше? Нужна ли нам третья «Газель» - или хватит двух? А может быть, вообще стоит вместо них нанять два «Валдая»? Обратитесь к специалистам - и все проблемы при переезде класса «люкс» они решат за вас. И не только тактические – но и стратегические.

Стоит ли заказывать офисный переезд класса «люкс»? Есть простой и быстрый способ определить это. Вы уже убедились, что вопрос времени и денег – один из самых важных при переселении в новый офис. И главную роль играют даже не те средства, которые вы потратите на саму услугу. На первом месте - доход, который вы можете не получить.

Подсчитайте, сколько прибыли приносит один рабочий день вашей фирмы. Желательно брать как можно более «чистую» выручку – уже за вычетом налогов, кредитов, себестоимости и других обязательных издержек. Затем сравните цены на комплекс услуг и обязательно учитывайте, что входит в его состав. Стоимость переезда меньше, чем дневной доход вашей фирмы? Тогда не стоит и сомневаться! И даже если она примерно равна чистой дневной выручке – не поддавайтесь настойчивому желанию сэкономить. Мыслите рационально. Рассматривайте заказ «высококлассного» переезда как вложение в бизнес, которое должно окупиться. И помните о следующих важных моментах!

Сколько времени займет переезд и не станет ли он причиной коллапса в работе? Уточните, смогут ли работники мувинговой компании провести мероприятие в желаемые вами сроки. При необходимости требуйте указать это в договоре. Чем дотошнее вы будете – тем лучше.

Четко оговорите сумму, которую вы готовы потратить на переезд, и набор опций, которые в нее войдут.

Оценивайте затраты адекватно. Если у вас есть производственное оборудование, которое нужно поднимать краном-манипулятором, безусловно, переезд обойдется дороже фиксированной суммы. Но если вы решите искать этот кран своими силами, процесс вместо пары дней растянется на неделю. Сотрудники ваши все это время будут сидеть «на коробках» и работать в полную силу не смогут – то есть запланированного обычного дохода не принесут. В итоге вы потеряете больше, чем заплатили бы один раз за услуги грамотных такелажников.

Узнайте, как вы можете ускорить процесс. Например, в некоторых фирмах коробки от оргтехники хранятся годами. «Приобщив» их к делу переезда, вы сократите затраты на упаковку и время на ее заказ и доставку.